Si te encuentras al frente de un proyecto o necesitas gestionar una organización, debes saber qué es un ERP. Aprender su significado te servirá para planificar todos los recursos empresariales.
¿Qué es un ERP?: Definición de planificador de recursos empresariales
Un sistema ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning, que significa en español: Planificación de Recursos Empresariales. En este sentido, entendido como un proceso, contempla a todas las estrategias y acciones que realiza una empresa para gestionar sus recursos internos.
Esta definición de procesos es muy amplia, ya que refiere a sistemas, herramientas y estrategias, es decir, abarca a todo aquello que es un recurso empresarial. Pero existe otra definición, que hace referencia al software ERP, y se trata puramente de herramientas ERP.
¿Qué es un software ERP?
Un programa ERP es una herramienta digital, que permite optimizar, automatizar e integrar los recursos empresariales, en una misma plataforma. La importancia de esta herramienta radica en que unifica la información, y permite organizarla.
En este sistema integral ERP, pueden administrarse todos los datos de diferentes departamentos de la empresa:
- Contabilidad y finanzas.
- Recursos humanos
- Cadena de suministro
- Inventarios.
- Ventas.
- Logística.
- Producción.
Un sistema ERP, permite que la empresa pueda acceder a toda la información de lo que se conoce como backoffice. El significado de este término refiere a todas las tareas internas de la empresa, es decir, todas las tareas que no entran en contacto directo con los clientes.
Todo el equipo de trabajo que no está de cara al cliente, puede usar un software ERP para administrar recursos, organizar, aumentar la eficiencia y mejorar la toma de decisiones.
ERP: ¿para qué sirve?
Contar con una única base de datos informáticos, sirve para una gran cantidad de objetivos empresariales. De forma general, ofrece dos grandes funciones para las áreas administrativas y operacionales.
El área administrativa puede ayudarse con un ERP financiero, con herramientas para llevar la contabilidad, y los recursos humanos.
Por otro lado, la parte operativa puede acudir a un sistema para la gestión de la cadena de suministro.
Con esto en mente, queda claro que un ERP es una plataforma de control de muchas áreas diferentes de una compañía. En este software se recopilan datos de procesos estratégicos y diferentes, para compararlos y obtener conclusiones valiosas.
La organización es un concepto fundamental para explicar para qué sirve un ERP. Las distintas áreas backend de una compañía, al con contar con sistemas de información empresarial, pueden agilizar su trabajo.
Los departamentos que no cuentan con un software de este tipo, no pueden trabajar de forma coordinada, ya que cada equipo desarrolla su propio sistema de control.
Beneficios de los sistemas ERP
un software de gestión de recursos empresariales, permite una gestión centralizada, ágil y organizada. Estos son algunos de los principales beneficios de contar con un ERP:
1. Más eficiencia y eficacia
Una de las principales ventajas de los sistemas ERP es agilizar. Esto aplica para cualquier proceso en el cual se pueda integrar el sistema, para automatizarlo y agilizarlo. Inclusive hay productos que integran funciones ERP y CRM, como Dynamics 365, que lleven el concepto de automatización y eficacia al siguiente nivel.
Las empresas que han incorporado una solución ERP logran ser más eficientes y eficaces en sus operaciones. Solo para dar un ejemplo, con esta herramienta es posible automatizar pedidos, organizar el inventario, o conocer en tiempo real los datos de ventas o financieros.
2. Mejora de la toma de decisiones
Tomar decisiones importantes, sin tener justificaciones basadas en datos, puede ser catastrófico. Pero al tener informes en la plataforma ERP, con analíticas y métricas, es posible justificar los cambios de rumbo.
Además, el acceso a los datos en tiempo real, permite tomar decisiones sobre la marcha. Un ejemplo puede darse con el análisis del flujo de inventario, cuando ciertos productos están en falta, esto puede llevar a agilizar la logística.
3. Aumento de la competitividad
Cuando los sistemas ERP surgieron, estaban destinados a grandes empresas, con cadenas productivas masivas. Las pequeñas y medianas empresas no podían acceder a estas herramientas.
Pero con la democratización de la tecnología, y mayores ofertas de software profesionales, los costos bajaron. Ahora el acceso a los sistemas ERP están al alcance de cualquier PYME.
Las empresas que lo incorporan aumenta su competitividad y pueden aspirar a nuevos mercados, antes reservados a las grandes empresas.
4. Ahorro
Si bien los software ERP requieren de una inversión inicial que puede ser significativa, lo cierto es que las empresas que lo implementan ahorran en recursos. La automatización de proceso, permite ahorrar tiempo, ser más efectivos y, en definitiva, ahorran dinero.
5. Mejor gestión de recursos humanos
Uno de los módulos más importantes de un gestor de recursos empresariales, es la administración de Recursos Humanos. Esta función permite integrar datos clave para la contratación de personal, llevar un control de los empleados, su rendimiento, días de vacaciones y nómina.
6. Mejora de los servicios prestados a los clientes
Si bien los módulos de un sistema ERP están enfocados en las tareas que el cliente no ve, lo cierto es que todo lo que se automatice y ordena hacia adentro, será evidente hacia afuera.
Un sistema ERP mejor experiencia del cliente, en los diferentes momentos en los que entra en contacto con la empresa. Por ejemplo, si el inventario de existencias no está bien administrado, cuando el cliente compre un producto, si este no se encuentra en stock, se llevará una mala experiencia.
¿Cuántos módulos tiene un sistema ERP?
Cada una de las funciones de un sistema ERP está representada en un módulo dentro del software. Un módulo permite realizar cierto tipo de operaciones dentro de la empresa, como producción, logística, atención al cliente, RRHH, entre muchos otros.
Un ejemplo claro de esta característica lo encontramos en el producto Ekon ERP.
Si bien cada opción del software ofrece funciones distintas, dependiendo de su arquitectura y precio, existen algunos módulos tradiciones de los ERP en informática.
Módulos más destacados.
- Contabilidad: este módulo es para la administración financiera en la empresa, sus funciones permiten llevar cuentas por pagar/cobrar, registrar los activos, gestionar las inversiones, etc.
- Inventario: esta función es para llevar el flujo y control del almacén.
- RRHH: con este módulo la empresa puede gestionar a los empleados, controlar sus nóminas, rendimiento, horarios, etc.
- Cadena de producción: un sistema de gestión ERP permite llevar un control en la cadena de producción, con este módulo es posible planificar los pedidos de materia prima, hacer un seguimiento de la producción, controlar la calidad, etc.
- Ventas: este módulo es para llevar un control de los pedidos, controlar a los agentes de ventas, obtener métricas de los productos más vendidos, conocer las ganancias, el ROI, entre muchas otras métricas clave.
- Gestión de proyectos: los módulos de proyectos permiten hacer un seguimiento de tareas, diseño de presupuestos, asignación de actividades, etc.
- Gestión de datos: las herramientas informáticas ERP, cuentan con un módulo de inteligencia, con minería de datos, informes y análisis de cada área de la compañía.
- Compras: la función de compras permite mantener un orden y organizar los datos de los proveedores y gestionar los pedidos.
- Logística: es un módulo para gestionar el transporte y seguimiento de materiales y productos.
Tipos de Herramientas ERP: SaaS y On Premise
El software ERP, según su tipo de alojamiento, un ERP podría estar almacenado en la nube o SaaS o local.
ERP empresariales en la nube
Los sistemas ERP SaaS (Software as a Service o sistema ERP en la nube) están alojados en servidores externos a la empresa. Esto permite que los usuarios puedan acceder desde cualquier dispositivo que cuente con internet.
Algunas de las ventajas de tener un ERP alojado en la nube son:
- Menor costo de implementación: los software en la nube son más económicos que los On Premise, solo se abona por los usuarios y módulos contratados, a través de un pago mensual o anual.
- Accesibilidad: sin duda que la posibilidad de acceder desde cualquier lugar teniendo Internet, es una de las máximas ventajas del software en la nube.
ERP On Premise (software instalado en local)
Un servidor ERP en la nube, si bien permiten acceder desde cualquier sitio, no tienen el mismo nivel de seguridad que aquellos que están basados en servidores locales.
Los ERP On Premise están instalados en el entramado informático de la empresa, por lo que los datos siempre quedan dentro de los límites de la compañía.
Estos son algunos de los beneficios de los software On Premise:
- Personalización: el ERP en local puede adecuarse mejor a las necesidades y flujos de la empresa, su nivel de personalización es superior.
- Mayor nivel de control sobre el software: las soluciones en la nube suelen implementar actualizaciones automáticas de las cuales los clientes no tienen control. Sin embargo, las soluciones locales dependen enteramente de las decisiones de los encargados.
Ejemplo de uso de un software ERP
Para elegir la opción adecuada a tu empresa, debes conocer qué tipos de sistema de gestión ERP: Horizontal o vertical. Este último es realmente específico, diseñado para ciertas ramas de la industria, como la automotriz o la aeronáutica.
Un ejemplo de selección y uso de un ERP sucedió en la compañía española Iberia. Se trata de una empresa aeronáutica que implementó un software para el área de mantenimiento
Gracias a su utilización, lograron uno de sus objetivos, que era lograr centralizar las diferentes secciones de mantenimiento, en una sola. Necesitaban organizar departamentos para aumentar su efectividad y así lo hicieron.
Ahora sus áreas de mantenimiento, taller de motores, cadena de suministro y área de componentes; puede gestionarse desde un solo lugar, almacenando y comparando datos en tiempo real.
Los usuarios también pueden acceder al sistema, de manera sencilla, gracias a su interfaz. Esto permite agilizar las decisiones, y automatizar los procesos.
El programa ERP ha significado un antes y un después en la compañía. Ahora, la asignación de tareas relacionadas con el mantenimiento, puede gestionarse de manera remota, a través de internet.
Se trata de un sistema que abarca a unas 3000 mil personas, y que ha permitido centralizar todos sus datos de mantenimiento, en un solo lugar.
ERP: ¿cómo funciona?
Ya conocemos que ERP, o planificación de recursos empresariales, es una estrategia que permite, a través de un software: centralizar, administrar y automatizar procesos.
Su funcionamiento se basa en distintos módulos, cada uno con una función específica. A la hora de comprender su funcionamiento, debes imaginarte que cada módulo, recopila información de los departamentos, para organizarla, automatizarla, generar informes y estadísticas.
¿Cuánto cuesta un sistema ERP?
A la hora de cotizar una solución de ERP, primero debes identificar lo siguiente:
- Qué procesos quieres automatizar.
- Qué presupuesto tienes para la compra e implementación del ERP.
- La cantidad de usuarios que tendrán acceso al software.
- Sí se desea una solución en la nube u On Premise.
- El modelo de pago: si será por uso, o con un único pago por licencia.
Sin embargo, además de su versión de pago, también existen ERP gratis y libres gracias a su estructura de código abierto. La única desventaja es que pueden ser más complejos de implementar.
Cómo es la implantación de un ERP
La implantación de un ERP es un proceso determinante. Una vez elegida la opción indicada, es necesario adaptarlo a los procesos actuales de la compañía, para que el cambio no sea intempestivo.
Adaptarlo a los procesos empresariales específicos de la compañía requiere de tener reuniones con la empresa de software, para conocer qué sistemas son necesarios, y designar a un director del proyecto de implementación.
Dentro de la compañía, quien más conozca sobre ERP y IT, debe involucrarse en el proceso de implementación, para luego capacitar a los usuarios.
Conclusión
Ya conoces qué significa ERP como herramienta informática destinada a las empresas. Sus características permitirán que la planificación empresarial pase al siguiente nivel.
Conocer las necesidades y definir los objetivos a lograr con el ERP, es un primer paso fundamental para el éxito de la implementación del software.
