Surgen muchas dudas al respecto. ¿SAP es un CRM o un ERP? ¿Es lo mismo un sistema SAP que un ERP? ¿Qué significa SAP? En este artículo conocerás todas las características y diferencias entre SAP y ERP, para poder aclarar de una vez, todas las dudas que surgen al respecto.
SAP y ERP ¿Son lo mismo?
Para poder desambiguar estas nociones es preciso aclarar primero, ¿Qué es un ERP?
El sistema ERP, como mencionamos en otro artículo anterior, es un software de planificación de recursos empresariales. Este sistema de planificación nuclea otras aplicaciones como las de contabilidad, ventas o nóminas.
Para acercarnos aún más a una definición de ERP y de SAP, tenemos que mencionar que se considera al primero un producto y también una metodología de gestión. La diferencia con SAP, es que este es el mayor proveedor de software de sistemas ERP del mercado. Desde los 80, es uno de los líderes del comercio de soluciones ERP.
SAP ERP: Origen
SAP, siglas para Aplicaciones de Software y Productos, vio la luz en 1972 en Alemania, cuando varios ex colegas de IBM se reunieron. En los años noventa comenzaron a trabajar en la tecnología ERP R3.
Esto significaba un gran cambio para la época. La tecnología y los avances disponibles en esta época habilitaban nuevas metodologías. Así, los desarrolladores de software incursionaron en la integración de aplicaciones. También trabajaron en las bases del procesamiento basado en transacciones.
Pero, ¿Qué significa esto? Estos fueron los inicios del procesamiento en tiempo en real. Es decir, permitía que los datos se actualizaran desde la fuente de información experimentando cambios inmediatos en el programa de destino. Hasta el momento los cambios tenían que realizarse manual y periódicamente.
SAP ERP: Características
ERP SAP es una herramienta que marcó un hito fundamental para la gestión de las empresas. A partir de su creación e implementación ya no tenían que recolectar datos desde distintos sistemas. Ni traducirlos a un formato para recién poder ejecutar un informe que los oriente del estado actual de la organización en un determinado aspecto.
Las características de SAP ERP se basaban en un proceso totalmente opuesto. Aquí las aplicaciones utilizan la misma base de datos y una sola definición de datos. Así la información se guarda en un solo lugar y de una única forma.
Entonces, por ejemplo, la aplicación llamada Cuentas tendrá la misma información y datos para todos los módulos. Tanto para la aplicación de ventas como para la aplicación de cadena de suministros.
SAP R3 | ERP
Entonces, ¿Para qué sirve SAP? Las plataformas ERP SAP se encargan de integrar todos los procesos de una empresa provenientes de:
- Finanzas
- Recursos Humanos
- Producción y Mantenimiento
- Servicios
- Suministros y Distribución
- Compras
- Contabilidad
De esta forma le es mucho más sencillo a la gerencia tomar decisiones acertadas en el momento justo. Ya que se cuenta con un flujo de información certero y en tiempo real.
Por esto creó SAP el Sistema ERP R3. Este sistema integrado cuenta con un procedimiento muy sencillo. Al recibir información directamente desde la base de datos, la información es liberada hacia todo el sistema a través de los distintos módulos generados por la empresa.
SAP módulos principales y funcionalidades de SAP ERP
Los programas SAP funcionan gracias a un sistema de módulos verticales. Cada uno de estos módulos representa una función y un departamento de la organización. Si bien estos pueden variar de acuerdo a la naturaleza y las necesidades de información de cada compañía, existen tres grandes áreas o módulos principales:
- Financiera
- Logística
- Recursos Humanos
Estas áreas funcionan integralmente gracias a la alimentación con información que proviene desde la misma base de datos. Pero también, porque se retroalimenta esta comunicación desde los módulos a la base de datos.
La información se presenta en tiempo real en cada departamento. Dentro de estos, habrá un encargado que se encargará de la gestión diaria del módulo y de enviar los correspondientes informes a la gerencia. Veamos en detalle cada una:
SAP R3 Módulo FI | Contabilidad Financiera
El módulo FI de SAP R3 se ocupa de la administración de los datos contables. Genera, por lo tanto, los balances correspondientes y la cuenta de resultados en la administración general.
¿Qué significa CO en SAP? | Módulo de Control
CO en SAP es quien se encarga de analizar el funcionamiento interno de la organización y los procesos de negocios. De esta forma, la gerencia o administración puede incurrir en las decisiones necesarias para mejorar o revertir una situación.
SAP MM | Módulo materials management o gestión de materiales
Estrechamente relacionado con Planificación y Compras. El Módulo MM de SAP ERP se encarga de gestionar el aprovisionamiento de recursos materiales para el funcionamiento correcto y sin contratiempo de la compañía.
Para ello toma en cuenta la planificación de necesidades de las distintas áreas y departamentos conectadas con el uso de materiales.
Módulo Logística SAP | SD: Ventas y Distribución
El módulo SAP SD se encarga de la gestión de la logística en la distribución de los productos vendidos por la empresa. Para esto controla las salidas del almacén y las correspondientes facturas.
Planificación de Productos SAP | Módulo PP
En la planificación de productos del programa informático SAP ERP se retoma la información generada por ventas. Esta permite adecuar los procesos de producción a las necesidades requeridas.
Sistema SAP Recursos Humanos | Módulo HR
En el sistema SAP ERP los recursos humanos son debidamente controlados, tanto su información, horarios y fechas de cobro, entre otros. Sin importar el nivel jerárquico.
Proveedores ERP: Consideraciones principales
En la actualidad SAP ORACLE y Microsoft están entre los principales proveedores ERP del mercado.
Recientemente, Oracle ha adquirido a una gran parte de la competencia, como los ERP People Soft, o el ERP JD Edwards. Pero, en cuanto a tamaño, SAP sigue dejando una gran ventaja a sus competidores.
Nociones erróneas sobre los sistemas SAP ERP
Muchos piensan que los sistemas ERP son un producto. Lo cierto es que funcionan como metodologías o guías de estándar de integración de aplicaciones.
Las compañías de software ERP tratan de seguir más o menos estos lineamientos para ofrecer un sistema a medida de las pequeñas y medianas empresas.
Conclusión: Visión Experta
En este artículo vimos la relación entre SAP y ERP. Descubrimos, también, cómo funciona su sistema de módulos de SAP y parte de su origen. Aclaramos las nociones equivocadas sobre este concepto, y hablamos de los principales proveedores de ERP.
Recomendamos que a la hora de elegir un producto, tengas en cuenta las necesidades específicas de tu empresa y qué compañía de software ofrece el sistema de gestión más adecuado. Si este producto queda fuera del margen de tu producto, puedes chequear los precios de otros software como Ekon, o Microsoft Dynamics Nav Navision. Pero si aun así se incurre en el mismo problema, no desistas de elegir un producto ERP. Existen software ERP gratis y libres que pueden ser igual de útiles y beneficiosos.
